У россиянина, впервые выезжающего за границу, возникает вопрос о легализации его документов в другой стране. В том числе и документов на ребенка, если он также въезжает на территорию иностранного государства. Практически единственным официальным документом, подтверждающим личность ребенка, является его свидетельство о рождении.
Въезд в любую страну предполагает заверение и легализацию бумаг, поэтому иностранные государства требуют проставления апостиля. Во многих странах это требование предъявляется не только к оригиналам, но и к копиям документов и даже их переводам. Что же такое апостиль, для чего он необходим и какую функцию выполняет?
- Что такое апостиль и зачем он нужен?
- Где и как проставляют апостиль на свидетельство о рождении?
- Сколько стоит проставление апостиля?
- Необходимые документы
- Для чего может понадобиться
- Время ожидания
- В каком случае могут отказать в апостилировании
- Срок действия штампа
- Какие государства признают апостилирование
- Как выглядит отметка апостиля
- Какое отличие между обычным и двойным апостилем
- Другие важные детали
Что такое апостиль и зачем он нужен?
Апостилем называется отметка в виде специального штампа, который проставляется на официальных документах, их копиях и/или переводах. Проштампованные бумаги становятся легализированными в принимающей стране и имеют юридическую силу.
Требование об апостиле предъявляется теми странами, которые являются участницами Гаагской конвенции (1961 г.) и между которыми заключен соответствующий договор.
Как выглядит апостиль на документах? Это квадратный штамп, стороны которого равны 9 см, содержащий следующую информацию:
- страна-оформитель;
- фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, выполнившего документальное заверение;
- наименование учреждения, в котором документация заверялась;
- название города;
- наименование уполномоченной организации, которая проставила апостиль;
- номер апостиля;
- дата заверения;
- подпись уполномоченного лица и печать организации.
Ставится штамп зачастую с обратной стороны документа и заполняется специалистом, который указывает всю требуемую информацию. Иногда апостиль наносится на лицо документа, если для этого достаточно места.
Когда свидетельство заполнено с обеих сторон, штамп могут поставить на пустом листе бумаги, который подшивается к основной документации, страницы нумеруются и подписываются ведущим специалистом.
Где и как проставляют апостиль на свидетельство о рождении?
Одним из распространенных документов, требующих обязательной апостилизации, является свидетельство о рождении. Однако прежде чем ставить апостиль, следует уточнить требования страны, въезд на территорию которой предполагает проведение подобной процедуры.
В одних государствах заверению подлежат оригиналы, в других – копии, в третьих – переводы, но случается, когда штамп нужен на всех этих документах.
Где можно сделать апостилизацию? Поставить апостиль на свидетельство о рождении можно в ЗАГСе. Если апостилизируются копии документов, то их сначала заверяют в нотариальной конторе и с этими копиями обращаются в частные агентства, государственный архив или Министерства (юстиции, внутренних дел, обороны), которые имеют соответствующие полномочия.
Поставить апостиль на свидетельстве о рождении можно несколькими способами. Одним из распространенных и часто используемых вариантов считается электронный. Он очень удобен, прост и экономит время. Для этого нужно посетить официальный сайт Госуслуг и зарегистрироваться на нем, указав мобильный номер и электронный адрес, или авторизоваться.
На официальном портале из перечня выбирается интересующая услуга, после этого оформляется заявка проставлением галочек в соответствующих полях. В заявлении указываются: название страны, требующей апостилизации, личные сведения и информация о документах, задействованных в процедуре.
После чего требуется согласиться с условиями сайта, подтвердить галочкой достоверность информации, ввести спецкод и нажать кнопку «Получить услугу».
После поступления и обработки данных на указанную электронную почту придет сообщение с кодом, по которому можно просматривать информацию по обработке заявки. Она будет утверждена в течение недели, затем на почтовый ящик поступит форма-приглашение. Ее нужно распечатать и с пакетом документов подойти в ЗАГС в указанное время.
Сколько стоит проставление апостиля?
Чтобы поставить апостиль в загсе, необходимо собрать пакет документов, который включает:
- паспорт лица, подавшего заявку;
- документацию, подлежащую апостилизации (свидетельство о рождении, его перевод и/или копия);
- квитанцию об оплате госпошлины;
- в случае оформления заявки через портал Госуслуг требуется наличие приглашения, которое было отправлено по электронной почте.
Для оплаты госпошлины желательно заранее узнать, сколько стоит проставление апостиля. Согласно Налоговому кодексу в России апостилизация одного документа будет стоить 2500 рублей.
Необходимые документы
Апостилирование свидетельства о рождении – достаточно простая для заявителя процедура, не требующая особых усилий с его стороны и сбора большого пакета документации.
Основные документы, которые подаются вместе с заполненным заявлением, следующие:
- само свидетельство о рождении, апостилирование которого планируется;
- нотариально заверенная копия и перевод данного документа;
- общегражданский паспорт заявителя (если он уже достиг возраста выдачи);
- квитанция, подтверждающая осуществление оплаты государственной пошлины.
Для чего может понадобиться
Многим гражданам не совсем понятно, для чего требуется апостилирование свидетельства о рождении, если оно и так имеет законную силу, оформлено в соответствии с действующим законодательством, имеет все признаки официального документа: бумагу с гербовой печатью, уникальную серию и номер, подпись уполномоченного лица.
Все дело в том, что так документ выглядит для граждан России, иностранцы же в нем видят просто бумагу, на которой что-то написано и стоят какие-то печати. Удостовериться в том, что это подлинное свидетельство о рождении, они не имеют возможности, ведь данный документ в различных странах может кардинально отличаться, единого стандарта его оформления не существует.
Именно для подтверждения того, что предъявляемый документ является выдаваемым официальными властями свидетельством о рождении, а не чем-то иным, и требуется проставление апостиля.
Время ожидания
Сроки, на протяжении которых осуществляется апостилирование свидетельства о рождении, могут варьироваться в зависимости от конкретных обстоятельств:
| Время ожидания | Примечание |
| 5 рабочих дней | Стандартный срок, который обычно требуется выждать заявителю, чтобы получить готовый документ с апостилем |
| 1 день | В некоторых случаях, когда требуется срочное апостилирование, возможно ускорение данного процесса и сокращение срока ожидания до минимума. Обычно для этого требуется обращение в частные конторы. |
| 30 рабочих дней | До такого срока период проставления апостиля может растягиваться в случае, если у заявителя не все в порядке с документами, организуется дополнительная проверка или возникает необходимость в предоставлении дополнительных бумаг. |
В каком случае могут отказать в апостилировании
В некоторых случаях заявителю может быть отказано в предоставлении услуги по апостилированию его свидетельства о рождении.
Обычно это происходит при ненадлежащем виде и состоянии самого документа, в частности, при:
- нарушенной целостности бумаги;
- наличии незаверенных исправлений;
- нечетком написании данных, например, стертых или размытых буквах;
- сильной загрязненности, препятствующей свободному чтению информации;
- наличии ламинированного покрытия на документе;
- несовпадениях информации в свидетельстве с архивными данными.
Большинство встречается с проблемой, когда нужно поставить апостиль на свидетельстве, выданном в СССР. Для многих стран оно считается недействительным, потому что СССР распался, поэтому необходимо уточнить этот момент, прежде чем подавать документы на заверение.
Если все-таки этот документ является проблемным, можно обратиться в ЗАГС и получить новое свидетельство, имеющее юридическую силу.
Срок действия штампа
Законодательством не установлен какой-то конкретный срок действия апостиля, то есть он бессрочный.
Срок действия может истечь у самого документа. Чаще всего так происходит с различного рода справками, которые сохраняют свою силу, как правило, от нескольких месяцев до года.
В подобных ситуациях придется получать новую справку и на нее уже ставить новую печать. Со свидетельством о рождении такого не бывает, так как срок его действия неограничен.
Какие государства признают апостилирование
Перечень стран-участников Гаагской конвенции достаточно обширный и постоянно пополняется. На текущий момент в него входят:
| Австралия | Американское Самоа | Нидерландские Антильские острова |
| Австрия | Андорра | Аргентина |
| Азербайджан | Антигуа и Барбуда | Армения |
| Аруба | Барбадос | Багамские Острова |
| Бахрейн | Бельгия | Босния и Герцеговина |
| Белиз | Бермуды | Ботсвана |
| Белоруссия | Болгария | Британская антарктическая территория |
| Бурунди | Вануату | Венесуэла |
| Виргинские острова | Великобритания | Гваделупа |
| Бруней | Венгрия | Гвиана |
| Германия | Гондурас | Грузия |
| Гернси | Гренада | Гуам |
| Гибралтар | Греция | Дания |
| Джерси | Доминиканская республика | Индия |
| Доминика | Израиль | Ирландия |
| Исландия | Кабо-Верде | Кипр |
| Испания | Казахстан | Киргизия |
| Италия | Острова Кайман | Китай |
| Макао | Гонконг | Колумбия |
| Республика Корея | Острова Кука | Либерия |
| Республика Косово | Латвия | Литва |
| Коста-Рика | Лесото | Лихтенштейн |
| Люксембург | Северная Македония | Марокко |
| Маврикий | Малави | Маршалловы Острова |
| Майотта | Мальта | Мексика |
| Молдавия | Монтсеррат | Нидерланды |
| Монако | Остров Мэн | Никарагуа |
| Монголия | Намибия | Ниуэ |
| Новая Зеландия | Оман | Перу |
| Новая Каледония | Панама | Польша |
| Норвегия | Парагвай | Португалия |
| Пуэрто-Рико | Сальвадор | Эсватини (бывш. Свазиленд) |
| Реюньон | Самоа | Остров Святой Елены |
| Россия | Сан-Марино | Северные Марианские Острова |
| Румыния | Сан-Томе и Принсипи | Сейшельские Острова |
| Сен-Пьер и Микелон | Сент-Люсия | Словения |
| Сент-Винсент и Гренадины | Сербия | США |
| Сент-Китс и Невис | Словакия | Суринам |
| Таджикистан | Тринидад и Тобаго | Украина |
| Теркс и Кайкос | Турция | Уоллис и Футуна |
| Тонга | Узбекистан | Уругвай |
| Фиджи | Франция | Черногория |
| Финляндия | Французская Полинезия | Чехия |
| Фолклендские острова | Хорватия | Чили |
| Швейцария | Эстония | Южно-Африканская республика |
| Швеция | Эквадор | Япония |
Как выглядит отметка апостиля
Апостилирование является обязательным — без него свидетельство не имеет никакой юридической силы. Согласно правилам Гаагской Конвенции, апостиль на свидетельство о рождении имеет единую форму и не подлежит изменениям, в противном случае такой штамп не будет признан, а бланк будет считаться недействительным.
- название государства, оформляющего апостиль;
- должность и Ф.И.О сотрудника, ответственного за поставленный штамп;
- название учреждения, удостоверившего документ;
- юридические реквизиты учреждения и город, в котором поставлен штамп;
- дата, когда поставлен апостиль;
- регистрационный номер штампа;
- подпись служащего, ответственного за постановку штампа и печать инстанции, которая ставит апостиль.
Если в документе нет даже какой-либо одной отметки из приведенного списка, то он будет считаться недействительным. Также печать не будет иметь силы, если в наименовании того или иного учреждения допущена ошибка или неверно поставлена дата.
Какое отличие между обычным и двойным апостилем
Прежде чем его поставить, следует обратиться в консульство страны, куда гражданин планирует выехать, и поинтересоваться, каковы обязательные требования к документам. В случае со свидетельством печать ставится:
- На оригинал свидетельства о рождении или его дубликат, штамп должен быть поставлен на самом бланке либо на отдельной бумаге, которая обязательно крепится к свидетельству.
- Двойной апостиль — это когда штамп ставится три раза: на оригинале свидетельства, нотариально заверенной копии и переводе документа на язык страны, в которую гражданин отправляется. Все эти операции нужно проделать до отправления в иностранное государство. Стоит отметить, проставленный апостиль также подлежит переводу на государственный язык принимающей стороны. Перевод производится дипломированным специалистом. Для некоторых случаев перевод может производить исключительно сотрудник посольства, так как в этой отметке имеются специальные термины, которые обычный специалист может распознать неверно.
Важный момент! На территории иностранных государств все три вида документов: оригинал свидетельства, нотариально заверенная копия и перевод имеют равнозначную юридическую силу.
Другие важные детали
Сегодня, чтобы поставить штамп, не требуется личное присутствие гражданина. Эту задачу можно доверить даже знакомому или родственнику, при условии оформления доверенности на это лицо.
По такому принципу работают и многие агентства. Так, чтобы поставить апостиль на свидетельство о рождении, можно нанять сотрудников агентства или квалифицированного юриста.
Это очень удобно, если у человека нет возможности приехать в Россию для оформления нужных бумаг.
Если есть проблемы с выездом из страны для постановки отметки, следует связаться с посольством России для разрешения ситуации. Непосредственно консульство подобные вопросы не решает, но гражданину выдадут перечень проверенных агентств, куда можно обратиться за помощью.
Апостиль на свидетельство о рождении может быть поставлен только в стране, где оно было оформлено. Для актов, выданных в СССР, есть исключение: если документ выпущен в любой республике Союза ССР, печать можно ставить в России.
Даже если бланк был выдан в другой стране (к примеру, Германии), но консульством России, человек является гражданином РФ, и штамп нужно ставить в стране, где оформлялось свидетельство.
Апостиль для свидетельства о рождении нужен для отдельного ряда стран-участников Гаагской Конвенции. При этом некоторые посольства даже могут отказать в оформлении визы при отсутствии этой отметки. Поэтому перед оформлением визовых и других разрешений следует обратиться в ближайшее консульство страны или визовое агентство.